Quản lý công việc thế nào cho hiệu quả?

Sự nghiệp thành công là mơ ước của mọi người, nhưng để đạt được nó, bạn cần biết cách quản lý công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Nhóm chuyên gia tư vấn nghề nghiệp của Tokyo Times đã đưa ra những lời khuyên sau đây mà chúng tôi hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong công việc hàng ngày.

1. Dành thời gian quý báu để suy nghĩ về công việc

Đây là công việc đầu tiên và quan trọng nhất. Hãy suy nghĩ về công việc của bạn và đưa ra một số nguyên tắc làm việc: Việc đầu tiên bạn nên làm vào buổi sáng là gì? Bạn nghỉ bao lâu? Bạn phân chia thời gian làm việc như thế nào? Bạn có nhiều thời gian rảnh để giao lưu và trò chuyện với đồng nghiệp hay bạn lao vào công việc như một kẻ điên để hoàn thành hết công việc này đến công việc khác?

Kiểu suy nghĩ này sẽ không làm bạn mất nhiều thời gian và có thể giúp bạn đưa ra những nguyên tắc của riêng mình. “Làm việc theo nguyên tắc luôn hiệu quả hơn làm việc cụ thể” – Bill Gates, ông chủ Microsoft tổng kết.

Dành thời gian quý báu để suy nghĩ về công việc
Dành thời gian quý báu để suy nghĩ về công việc

2. Bạn phải có sức khỏe tốt mới có thể làm việc

Dù bạn có thông minh và tài năng đến đâu nhưng nếu không đủ sức khỏe để làm việc thì sự nghiệp của bạn sẽ không thể thành công. Một cơ thể khỏe mạnh là nền tảng cho khả năng thực hiện các công việc hàng ngày của bạn mà không ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng làm việc của bạn.

Nhiều người thường lựa chọn tập thể dục vào buổi sáng hoặc đến phòng gym sau giờ làm để cải thiện sức khỏe thể chất. Ngoài ra, chế độ ăn uống và nghỉ ngơi hợp lý cũng rất quan trọng đối với sức khỏe của bạn.

3. Lập thời gian biểu hoàn thành công việc

Thông thường, công việc của mỗi người là khác nhau và thói quen hàng ngày của họ cũng vậy. Để làm việc hiệu quả, bạn nên suy nghĩ về những nhiệm vụ quan trọng mà bạn phải giải quyết, chẳng hạn như chuẩn bị cho một cuộc họp, cuộc hẹn hay trả lời email. Bạn càng có tổ chức thì bạn càng hoàn thành công việc dễ dàng và hiệu quả hơn.

Sẽ rất hữu ích nếu biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ và đặt chúng ở vị trí dễ nhìn, dễ nhớ (chẳng hạn như viết chúng vào sổ tay hoặc cài đặt chúng vào máy tính). bạn bè. Có rất nhiều phần mềm có thể giúp bạn làm điều này, chẳng hạn như Outlook của Microsoft. Bạn cũng có thể làm điều tương tự để lên lịch hàng tuần hoặc hàng tháng.

Hãy dành 15 phút vào cuối ngày thứ Sáu hàng tuần để suy nghĩ về lịch làm việc của bạn trong tuần tới và sau đó lập kế hoạch để thực hiện nó. Tương tự, vào cuối mỗi tháng, bạn nên lập kế hoạch cho 30 ngày tiếp theo và đặt ra mục tiêu công việc. Việc tổ chức hợp lý sẽ giúp bạn thực hiện công việc tốt hơn đồng thời tạo cho bạn động lực mạnh mẽ để làm việc hiệu quả hơn. Hãy nhớ rằng, người không bao giờ nghĩ tới thất bại sẽ luôn là người không có kế hoạch.

Lập thời gian biểu hoàn thành công việc
Lập thời gian biểu hoàn thành công việc

4. Đặt ra giới hạn cho bản thân để hoàn thành công việc

Bạn nên đặt ra thời hạn cho công việc của mình. Các giới hạn cần phải “tham vọng” nhưng thực tế để bạn có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất có thể. Nếu không viết ra những công việc cần phải làm, bạn sẽ không đủ quyết tâm để hoàn thành chúng. Ngay cả khi thời hạn bạn đặt ra không gấp và công ty hài lòng với công việc bạn đã làm từ trước đến nay thì bạn vẫn phải hoàn thành đúng thời hạn bạn đặt ra. Nếu bạn làm việc theo nhóm, hãy yêu cầu mọi người làm theo kế hoạch. Công ty nào cũng có những con người quan liêu, bảo thủ, trì trệ trong việc triển khai dự án, vì vậy chúng tôi khuyên bạn hãy làm tốt phần việc của mình và tránh gây ra những vấn đề đáng tiếc.

5. Nơi làm việc cũng quan trọng

Nếu căn phòng của bạn là một không gian sạch sẽ, bạn sẽ cảm thấy sảng khoái và làm việc tốt hơn. Đồ dùng văn phòng lộn xộn và đống giấy tờ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất của bạn. Một khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng sẽ rất có lợi, vì vậy hãy dành vài phút mỗi ngày để dọn dẹp và dọn dẹp nó. Bạn nên tự mình rèn luyện thói quen này.

Bạn có thể làm điều này bằng cách dành nửa giờ cuối cùng của mỗi cuộc họp công việc để sắp xếp các tài liệu quan trọng và lưu trữ chúng ở nơi ngăn nắp và dễ nhớ. Nếu bạn không phải là người ngăn nắp, hãy loại bỏ những vật dụng không cần thiết và hủy những tập tin bạn không còn sử dụng nữa. Hãy đặt ra quy tắc dọn dẹp tài liệu mỗi tháng một lần: Nếu đã hơn 30 ngày trôi qua kể từ lần cuối cùng loại tài liệu đó được sử dụng, bạn có thể vứt nó ra khỏi không gian làm việc của mình một cách an toàn.

Nơi làm việc cũng quan trọng
Nơi làm việc cũng quan trọng

6. Đừng làm việc cho đến khi bạn quên nghỉ ngơi

Có thể bạn chưa biết rằng việc thư giãn chỉ vài giây sau một ngày làm việc căng thẳng có thể rất có lợi cho sức khỏe. Nếu phải làm việc nhiều giờ thì bạn nên dành chút thời gian để nghỉ ngơi. Lúc này, việc gọi điện cho người thân hoặc nghĩ ra một bữa ăn ngon cũng rất hữu ích. Nếu nó tạo ra sự gián đoạn tạm thời trong khi bạn đang cố gắng hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng, đừng cho rằng nó sẽ có tác động tiêu cực. Lời khuyên tốt nhất là đừng để ý tưởng của bạn trở nên quá xa vời, vì làm như vậy dễ dẫn đến căng thẳng và các vấn đề về tim mạch khác có thể ảnh hưởng đến công việc cũng như sức khỏe sau này của bạn.

Hãy suy nghĩ, bạn sẽ thấy công việc của mình đã tiến bộ rất nhiều.

7. Đừng quên yếu tố cơ học

Sự phát triển công nghệ ngày nay khiến chúng ta không thể đứng ngoài “phạm vi phủ sóng” của họ. Ngày nay, dù bạn làm việc trong lĩnh vực nào thì việc sử dụng máy móc hỗ trợ đều có thể rất có lợi cho công việc của bạn. Trên thực tế, một chiếc máy tính tốc độ cao, dung lượng lớn hay một chiếc PDA thế hệ mới sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Làm việc trong môi trường máy móc cũng sẽ giúp công việc của bạn diễn ra suôn sẻ hơn rất nhiều so với việc làm thủ công với nhiều giấy tờ. Tuy nhiên, bạn nên biết rằng công nghệ cơ khí chỉ là phương tiện giúp bạn tiết kiệm thời gian khi sử dụng đúng mục đích, đúng thời điểm.

Đừng quên yếu tố cơ học
Đừng quên yếu tố cơ học

8. Biết phải làm gì khi

Chúng tôi khuyên bạn: “Hãy suy nghĩ vào buổi sáng để có thể làm việc hiệu quả vào buổi chiều.” Bạn có biết một nghiên cứu của các nhà khoa học châu Âu cho thấy mọi người có xu hướng vội vã trước bữa trưa? Vì vậy, để tránh nhầm lẫn hoặc sai sót, bạn không nên làm công việc quan trọng trước bữa trưa. Giả sử bạn muốn viết một bản báo cáo toàn diện, bạn phải hình dung nó ngay khi ngồi vào bàn làm việc.

Tuy nhiên, bạn nên sắp xếp các cuộc họp và tư vấn vào khoảng giữa trưa. Đây là thời điểm tốt nhất để chúng ta trao đổi ý kiến ​​với nhau. Vì vậy, hãy dành thời gian vào buổi sáng cho những công việc đòi hỏi sự suy nghĩ và cân nhắc cẩn thận, và dành thời gian trước bữa trưa cho những công việc ít quan trọng hơn.

9. Đừng gánh vác mọi thứ

Nếu bạn là người lãnh đạo, bạn sẽ có một nhóm để quản lý và phân công, giảm bớt khối lượng công việc trên vai. Nhưng nếu bạn là nhân viên thì cũng đừng quá lo lắng, quan trọng là bạn biết cách nâng cao khả năng của đồng nghiệp để họ có thể làm tốt công việc của mình hơn. Bạn nên xem lại công việc của mình để xem đồng nghiệp có thể giúp đỡ bạn không. Nhiều khi, việc tự mình hoàn thành nhiệm vụ cũng rất quan trọng.

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể gặp người quản lý của mình thường xuyên để hiểu rõ hơn những gì bạn phải làm và cách thực hiện những công việc này một cách hiệu quả nhất. Biết được điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn khi bạn phải giải quyết công việc của chính mình, từ đó giúp bạn xây dựng một kế hoạch làm việc hiệu quả.

Đừng gánh vác mọi thứ
Đừng gánh vác mọi thứ

10. Đừng cố gắng quá.

Mọi người đều muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để được thăng tiến nhanh hơn – đối với nhân viên, trưởng bộ phận và trưởng bộ phận, giám đốc. Nói chung, mỗi người đều có những ước mơ thành công khác nhau. Nhưng để đạt được mục tiêu, họ luôn có một điểm chung: làm việc chăm chỉ hơn trong công việc. Điều này thường khiến mọi người choáng ngợp.

Nếu bạn bị ốm vì làm việc quá sức thì điều đó rất có hại vì không những bạn không thể làm được công việc đang làm mà còn ảnh hưởng đến rất nhiều công việc khác. Cần có sự “thư giãn” hợp lý khi tham gia công việc căng thẳng.

Tóm lại, năng suất nằm trong tay bạn, bạn chỉ cần suy nghĩ và tìm cách thực hiện những công việc được giao. Bạn nên phân tích những gì bạn sẽ làm vào ngày mai, tuần tới, tháng tới và loại bỏ các chi tiết để tối đa hóa tiềm năng của bạn. Bạn nên nhớ rằng sự chăm chỉ và kiên trì là vô cùng cần thiết. Không có nỗ lực nào là ngu ngốc, chỉ có người không nỗ lực mới là ngu ngốc. Michael Dell, nhà sáng lập hãng máy tính lớn nhất thế giới từng nói: “Nếu không có phương pháp quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ không được thăng tiến cao hơn, vì vậy hãy bắt đầu từ những điều đơn giản nhất”.

11. Đặt thời hạn hoàn thành công việc

Theo dõi các nhiệm vụ cụ thể và đặt ra thời hạn khi chúng cần hoàn thành có thể giúp bạn cảm thấy quyết tâm hơn để hoàn thành chúng. Tuy nhiên, bạn muốn tránh càng nhiều càng tốt tình huống “từng bước một” mà hầu hết mọi người đều gặp phải. Nếu điều này xảy ra, kết quả và chất lượng công việc chắc chắn sẽ không đạt như mong đợi.

Đặt thời hạn hoàn thành công việc
Đặt thời hạn hoàn thành công việc

12. Luôn có thời gian dự phòng

Đây là mẹo kỹ năng quản lý công việc hiệu quả mà bạn chắc chắn không nên bỏ qua. Khi sắp xếp lịch làm việc, hãy dành một khoảng thời gian nhỏ đề phòng trường hợp có vấn đề bất ngờ phát sinh cần giải quyết ngay lập tức. Điều này cũng sẽ giúp bạn kiểm soát tốt công việc của mình để không rơi vào tình trạng hỗn loạn trong trường hợp khẩn cấp.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *