Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower

Khi bạn có quá nhiều công việc và quá trình xử lý mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Bạn sẽ sớm thấy rằng mọi thứ trở nên lộn xộn. Từ sửa lỗi, hỗ trợ nhóm, nhắn tin giữa các bộ phận và hơn thế nữa. Mọi việc đều khẩn cấp, cần thiết và phải được thực hiện. Nhưng khi tất cả các nhiệm vụ đều có mức độ ưu tiên, làm sao bạn biết nhiệm vụ nào là quan trọng nhất? Đây là lúc bạn cần phương pháp quản lý thời gian Eisenhower.

1. Ma trận Eisenhower là gì?

“Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Việc khẩn cấp không quan trọng, và việc quan trọng cũng không khẩn cấp.” Ma trận quản lý thời gian Eisenhower (thường được viết tắt là Eisenhower) được sử dụng khi chúng ta cần đưa ra quyết định về ma trận hành động hoặc ma trận tầm quan trọng mới nổi). Đặc biệt hữu ích khi đưa ra quyết định. Nó giúp chúng ta học cách phân biệt nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào là khẩn cấp. Buộc chúng ta phải tự hỏi liệu nhiệm vụ này có thực sự cần thiết?

Được tạo ra và đặt theo tên Dwight D. Eise|+åœnhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và dựa trên hai đặc điểm: tầm quan trọng và tính cấp thiết. Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo nhưng nó là một công cụ có thể giúp tăng năng suất và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta đạt được mục tiêu.

Ma trận Eisenhower là gì
Ma trận Eisenhower là gì

2. Cách áp dụng ma trận Eisenhower

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Lập danh sách các nhiệm vụ bạn phải hoàn thành, ngay cả những nhiệm vụ không quan trọng chiếm nhiều thời gian của bạn. Những nhiệm vụ này sau đó được tổ chức theo tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của chúng.

Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần được hoàn thành ngay lập tức).

Quan trọng nhưng không khẩn cấp (nhiệm vụ được lên lịch sau).

Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên được giao cho người khác).

Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Điều tuyệt vời nhất về Ma trận Eisenhower là nó có thể được sử dụng cho cả việc lập kế hoạch ở quy mô lớn (lập kế hoạch hàng tuần) và lập kế hoạch ở quy mô nhỏ hơn (lập kế hoạch hàng ngày).

Cách áp dụng ma trận Eisenhower
Cách áp dụng ma trận Eisenhower

2.1. Cấp độ 1 (P1): Quan trọng, khẩn cấp

Ở cấp độ này, công việc là ưu tiên hàng đầu và phải được hoàn thành ngay lập tức. Bao gồm 3 loại công việc:

Những sự kiện không lường trước được: bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ đột xuất, những cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…

Có thể đoán trước được: những cuộc họp đã định, những cuộc họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…

Trì hoãn vì deadline cận kề: nộp báo cáo, thuyết trình, làm bài kiểm tra…

Nói chung là chúng ta không thể tránh được loại 1 và loại 2. Nhưng với loại 3 thì hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển sang P2. Nếu không muốn quá căng thẳng, hãy tạo thói quen loại bỏ loại công việc này trong P1.

2.2. Cấp độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp

Để quản lý tốt thời gian của bạn, hãy dành nhiều thời gian cho ô này. Chúng thường không cấp bách nhưng sẽ tích tụ theo thời gian để giúp bạn đạt được kết quả mong muốn.

Nếu bạn đang thực hiện nhiệm vụ P2 và nhiệm vụ P1 xuất hiện, vui lòng hoàn thành nhiệm vụ P1 trước. Giải xong P1 thì tiếp tục giải P2. Bạn nên biến P2 thành thói quen!

2.3. Cấp độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp

Những điều này không quan trọng, nhưng chúng cứ xuất hiện và bạn không thể kiểm soát được chúng. Bạn phải tìm giải pháp cho những vấn đề này càng sớm càng tốt. Nếu không, hãy học cách nói không và kết thúc chúng một cách lịch sự.

2.4. Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp

Bạn nên cố gắng giảm thiểu thời gian dành cho ô này, dành ít hơn 5% thời gian của bạn cho ô P4. Họ lãng phí thời gian của bạn mà không mang lại bất kỳ lợi ích đáng kể nào.

Khi bạn chuẩn bị làm điều gì đó trong nhóm P4, hãy tự hỏi mình những câu hỏi như: Mục đích của việc xem xét điều này là gì? Việc xem nội dung này có giúp tôi đạt được mục tiêu của mình không? Chơi game này có giúp tôi học tốt hơn không? Tôi có phải xem phim này không?

Cách phân bổ thời gian theo cấp độ của Ma trận Eisenhower

P1: ~15% – 20%

P2: ~60% – 65%

P3: ~10% – 15%

P4: < 5%

3. Tại sao phương pháp ma trận quản lý thời gian lại hữu ích?

Trong cuộc sống, nhiều người thường rơi vào tình huống phải hoàn thành khối lượng công việc lớn trong thời gian có hạn. Vì vậy, những người này rơi vào trạng thái căng thẳng, căng thẳng. Có quá nhiều việc phải làm trong Todolist khiến trật tự công việc bị gián đoạn và hiệu quả công việc thấp.

Đây là lúc cách tiếp cận ma trận thời gian sẽ giúp loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết. Khi áp dụng cách làm này, người dùng sẽ phải đặt ra câu hỏi những công việc này có cần thiết không và công việc nào cần giải quyết nhanh chóng. Bằng cách này, mọi người có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, cấp bách nhất và tối ưu hóa thời gian làm việc của mình.

Tại sao phương pháp ma trận quản lý thời gian lại hữu ích
Tại sao phương pháp ma trận quản lý thời gian lại hữu ích

4. Mẹo quản trị thời gian bằng ma trận Eisenhower

Hiểu cách áp dụng Ma trận thời gian Eisenhower sẽ giúp kỹ năng làm việc của bạn được cấp trên đánh giá cao. Vì vậy, để sử dụng ma trận này một cách hiệu quả, bạn cần biết những mẹo sau:

  • Hãy ghi chú ngay khi bạn nghĩ ra việc gì đó để làm.
  • Hãy tự hỏi mình một số câu hỏi về việc phải làm gì đầu tiên.
  • Mỗi hiệp có tối đa 8 bài tập.
  • Chỉ thêm nhiệm vụ mới sau khi công việc quan trọng nhất đã được giải quyết.
  • Cuộc sống cá nhân và công việc sử dụng cùng một ma trận.
  • Ma trận hàng ngày hiệu quả hơn ma trận hàng tuần hoặc hàng tháng.
  • Luôn tập trung và tránh bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài.
  • Khi bạn hoàn thành công việc trong ngày, hãy lập danh sách việc cần làm cho ngày hôm sau vào buổi tối để bạn có thể nghỉ ngơi thoải mái.
  • Luôn biết bạn cần phải làm gì.

5. Các lưu ý để lập ma trận quản lý thời gian của bản thân

Khi tạo Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian của mình, bạn nên ghi nhớ những điều sau:

Tối ưu hóa công việc: Liệt kê, loại bỏ những công việc dư thừa và sắp xếp những công việc cần thiết nhất vào ma trận thời gian. Do đó, khối lượng công việc sẽ được tối ưu hóa.

Phân biệt quan trọng và cấp bách: Cần hiểu rõ sự khác biệt giữa nhu cầu quan trọng và cấp bách để phân chia nhiệm vụ thành các nhóm phù hợp. Việc không hiểu rõ hai tiêu chuẩn này dễ dẫn đến nhầm lẫn, làm việc kém hiệu quả.

Mục đích rõ ràng: Sử dụng ma trận sẽ không hiệu quả nếu mục đích công việc không rõ ràng. Vì vậy, người dùng cần phải có mục đích rõ ràng trước khi sử dụng ma trận để đạt được kết quả tốt nhất.

6. Ví dụ áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Giám đốc phát triển sản phẩm

Ma trận Eisenhower có thể hỗ trợ cách Giám đốc phát triển sản phẩm phân bổ thời gian để duy trì nhóm sản phẩm có hiệu suất cao, chẳng hạn:

 

Cấp bách – Giải quyết ngay

  • Hoàn thành kế hoạch phát triển sản phẩm cho Dự án A
  • Chuẩn bị báo cáo tiến độ cho các cuộc họp với quản lý
  • Đánh giá và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình phát triển sản phẩm B
Quan trọng – Lên lịch

  • Lên lịch các cuộc họp với nhóm phát triển để xem xét các yêu cầu mới của khách hàng
  • Đọc và cập nhật tài liệu về xu hướng công nghệ mới trong lĩnh vực sản phẩm
  • Rà soát và cập nhật kế hoạch phát triển sản phẩm cho Dự án C
Ủy thác

  • Phân công tổ giúp rà soát, bổ sung tài liệu
  • Giao nhiệm vụ cho nhóm tiếp thị sản phẩm tạo tài liệu quảng cáo
Xóa bỏ

  • Tham dự các cuộc họp tiến độ sản phẩm không cần thiết D
  • Đọc email và thư rác không liên quan

Nhân viên Marketing

Cấp bách – Giải quyết ngay

  • Chuẩn bị bài thuyết trình cho các cuộc họp quan trọng với đối tác.
  • Báo cáo đầy đủ về các chiến dịch quảng cáo trực tuyến đang diễn ra
  • Đề xuất và thực hiện kế hoạch marketing cho các sự kiện lớn sắp tới
Quan trọng – Lên lịch

  • Lên lịch họp với nhóm thiết kế để xem xét các ý tưởng mới cho chiến dịch quảng cáo
  • Xem xét và cập nhật nội dung website công ty
  • Xây dựng kế hoạch tiếp thị sản phẩm mới
Ủy thác

  • Tạo nội dung cho các bài blog hàng tuần trên website cho nhóm cộng tác viên viết bài
  • Tạo và lên lịch đăng bài trên mạng xã hội cho nhóm tiếp thị của bạn
Xóa bỏ

  • Xem video, phim hoặc chương trình truyền hình không liên quan đến công việc
  • Chơi game hoặc sử dụng các ứng dụng giải trí

Trên đây là chia sẻ của góc việc online tìm hiểu về phương pháp ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Mong bạn học cách xem danh sách việc cần làm và danh sách mục tiêu dài hạn thông qua lăng kính này có thể giúp các cá nhân ưu tiên các ngày, tuần và khung thời gian của họ một cách chiến lược và hiệu quả hơn. Nếu bạn có một danh sách các mục tiêu và nhiệm vụ nhưng vẫn chưa xác định được các ưu tiên của mình thì việc vẽ Ma trận quản lý thời gian của Eisenhower là một cách tuyệt vời để bắt đầu.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *