Cách sử dụng Google Workspace trọn bộ A-Z

Sau khi hoàn tất quy trình đăng ký tài khoản Google Workspace trong ADMIN, bạn có thể làm theo hướng dẫn bên dưới để bắt đầu sử dụng sản phẩm với Google Workspace. Cùng chúng mình tìm hiểu ” Cách sử dụng Google Workspake trọn bộ từ A- Z ” nhé

1. Google Workspace là gì?

Google Workspace (trước đây là G Suite) là bộ ứng dụng và dịch vụ Google Cloud được thiết kế nhằm giúp các doanh nghiệp và tổ chức cộng tác, quản lý thông tin và làm việc hiệu quả hơn. Google Workspace bao gồm Gmail, Google Drive, Google Tài liệu, Google Trang tính, Google Trang trình bày, Lịch Google, Google Meet, v.v.

  • Các công cụ quen thuộc được thiết kế để hoạt động mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị
  • Khả năng kết nối, chia sẻ và cộng tác tốt với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp
  • Lưu trữ và chia sẻ an toàn với bộ nhớ GoogleDrive 5TB.
  • Địa chỉ email riêng @tencongty được bảo mật 99,99% và không có quảng cáo.
  • Họp trực tuyến và ghi âm cuộc họp bằng Google Meet (1000 người)
  • Xác minh 2 bước, bảo mật dữ liệu/ứng dụng cơ bản và nâng cao
  • Dễ dàng quản lý người dùng, thiết bị và dữ liệu
Google Workspace là gì
Google Workspace là gì

2. Đăng nhập admin quản trị tài khoản

Đường dẫn đăng nhập: admin.google.com, Nếu đăng nhập bị lỗi bạn nên sử dụng chế độ danh sách ẩn, nhấn Ctr Shift N để ẩn tab.

Sử dụng người dùng/mật khẩu quản trị viên mà chúng tôi cung cấp cho bạn qua email.

Đăng nhập admin quản trị tài khoản
Đăng nhập admin quản trị tài khoản

3. Tạo user mới.

Vui lòng nhấp vào Người dùng/Người dùng->Add new user/Thêm người dùng mới

 

 

Tạo user mới.
Tạo user mới.

Đặt tên và mật khẩu cho user như bên dưới:

Thay tên và mật khẩu user trong Google workspace
Thay tên và mật khẩu user trong Google workspace

4. Thay mật khẩu, thay tên user trong Google workspace

Bạn có thể đổi tên nhân viên thành tên khác hoặc thay đổi mật khẩu của họ trong Google Workspace bằng cách nhấp vào Người dùng, chọn người dùng bạn muốn thay đổi rồi nhấp vào Cập nhật hoặc Reset password/Thay đổi mật khẩu.

Thay mật khẩu, thay tên user trong Google workspace
Thay mật khẩu, thay tên user trong Google workspace

5. Xử lý khi bị google bắt xác thực đăng nhập

Khi người dùng đăng nhập vào thiết bị mới, Google thường buộc họ phải xác minh tài khoản hoặc bị chặn đăng nhập vào tài khoản vì phát hiện những điểm bất thường. Trường hợp này quản trị viên cần vào tài khoản quản trị viên chọn Users chọn Security

Xử lý khi bị google bắt xác thực đăng nhập
Xử lý khi bị google bắt xác thực đăng nhập

Sau đó bạn bấm Đóng Thử thách đăng nhập 10 phút và thông báo cho người dùng đăng nhập

Đóng Thử thách đăng nhập
Đóng Thử thách đăng nhập

6. Đổi sang tiếng việt trong Google workspace

Ngôn ngữ mặc định khi đăng ký tài khoản là tiếng Anh, nếu bạn cần đổi sang tiếng Việt, vui lòng đăng nhập vào Gmail.com, nhấp vào biểu tượng và chọn Tài khoản của tôi ở góc trên bên phải trình duyệt.

Đổi Google workspace sang tiếng Việt
Đổi Google workspace sang tiếng Việt

Chọn ngôn ngữ, chọn tiếng Việt rồi nhấn F5 hoặc tắt đi bật lại.

Chọn ngôn ngữ
Chọn ngôn ngữ

7. Tạo nhóm trong Google Workspace

Để biết thông tin về cách tạo và gửi email cho một nhóm, hãy xem bài viết của chúng tôi:

https://googleworkspace.adtimin.vn/chuc-nang-tao-nhom-trong-google-workspace/

8. Thêm, thay đổi quản trị viên trong Google Workspace

Để quản lý quản trị viên tài khoản, hãy vào phần Account -> Admin Roles

Thêm, thay đổi quản trị viên trong Google Workspace
Thêm, thay đổi quản trị viên trong Google Workspace

9. Tính năng Alias bí danh gmail

Alias là một tính năng cho phép người dùng có nhiều địa chỉ email. Giả sử người dùng admin@ sẽ nhận và gửi thư từ các địa chỉ dung@ và trang@ khác như trong hình bên dưới. Bạn có thể cung cấp miễn phí cho người dùng này tối đa 30 email dự phòng. Lưu ý rằng họ vẫn sử dụng email chính để đăng nhập. Tính năng này khả dụng khi nhân viên dung@ và trang@ từ chức, ví dụ bạn muốn gửi email cho người mới nhưng vẫn muốn nhận tin nhắn khi mọi người gửi đến những địa chỉ đó. Sau đó, bạn chỉ cần thêm họ làm bí danh và email của bạn sẽ vẫn nhận được tin nhắn từ người yêu cũ.

Tính năng Alias bí danh gmail
Tính năng Alias bí danh gmail

Nếu bạn muốn gửi email bằng bí danh, hãy truy cập Gmail, chọn bánh răng “Cài đặt”, chọn “Tài khoản/Tài khoản”, chọn “Gửi email dưới dạng địa chỉ”. Bây giờ bạn có thể gửi bằng địa chỉ email chính và bí danh của mình.

10. Cấu hình Gmail Google workspace trên phần mềm Outlook

Để cài đặt email Google Gmail trên Outlook, bạn cần kích hoạt các ứng dụng kém an toàn hơn trong phần quản trị. Sau đó, bật các ứng dụng kém an toàn hơn cho từng người dùng và bật POP và IMAP cho từng người dùng.

ADMIN cung cấp hướng dẫn chi tiết cấu hình Gmail Outlook tại đây:

https://googleworkspace.adtimin.vn/huong-dan-cau-hinh-outlook-tren-gmail-google-workspace/

11. Cho phép người dùng thay đổi ảnh đại diện Avatar

Theo mặc định, Google Workspace không cho phép người dùng thay đổi hình đại diện của mình. Để kích hoạt tính năng này, bạn cần vào trung tâm quản trị và làm theo hướng dẫn bên dưới.

Di chuyển đến “Cài đặt thư mục”

Cho phép người dùng thay đổi ảnh đại diện Avatar
Cho phép người dùng thay đổi ảnh đại diện Avatar

Chọn đơn vị tổ chức phù hợp và chọn hộp kiểm để cho phép người dùng thay đổi thông tin nếu cần

Chọn đơn vị tổ chức phù hợp
Chọn đơn vị tổ chức phù hợp

Các thay đổi có thể mất tới 24 giờ mới có hiệu lực đối với tất cả người dùng.

Hy vọng thông qua cách hướng dẫn sử dụng trên có thể giúp bạn sử dụng được GG Workspace để hoàn thành góc việc online của mình hay việc tại văn phòng.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *