20 CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ LÀM VIỆC THÔNG MINH

Nhiều người trong xã hội của chúng ta đang cố gắng làm việc hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, nhiều người lại cố tỏ ra mình bận rộn, luôn bận rộn trong công việc, luôn kiểm tra email, gọi điện thoại, chạy việc vặt… vì họ nghĩ “bận” nghĩa là bạn đang bận. sẽ thành công hơn.
Mặc dù niềm tin này có thể đúng ở một mức độ nào đó nhưng nó thường khiến chúng ta hiểu sai về “năng suất” – làm việc liên tục, hiếm khi nghỉ giải lao và có xu hướng lãng phí thời gian trong công việc. Thay vì làm mọi việc theo cách này, hãy học cách quản lý thời gian và làm việc thông minh.

QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ LÀM VIỆC THÔNG MINH

Thay vì chấp nhận một nhiệm vụ như một cỗ máy và gấp rút hoàn thành nó, bạn dành thời gian để “mài rìu”, quan sát và hỏi: “Có cách nào hiệu quả hơn để làm việc này hơn những gì tôi đang làm cho đến nay không?” cho đến khi? “Cũ?”, “Có thể loại bỏ những yếu tố nào để tiết kiệm thời gian và công sức hơn?”

Quản lý thời gian không phải là làm được nhiều việc nhất có thể trong một ngày. Đó là tìm cách hợp lý hóa các quy trình, làm việc nhanh hơn và giảm căng thẳng.

Quản lý thời gian có thể giúp bạn dành nhiều thời gian hơn cho gia đình, vui vẻ và nghỉ ngơi nhiều hơn trong cuộc sống. Bạn sẽ nhận ra rằng có thể bạn sẽ mất một thời gian để sắp xếp lại công việc và tìm ra chiến lược xử lý các nhiệm vụ mới, nhưng chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian còn lại và bạn sẽ cảm thấy tốt hơn, tốt hơn và thực sự kiểm soát được công việc của mình. công việc. Đừng để công việc kiểm soát cuộc sống của bạn.
Tiếp theo tôi sẽ giới thiệu với các bạn 20 cách quản lý thời gian, hy vọng nó sẽ hữu ích với các bạn. Tất nhiên, có hàng trăm phương pháp khác nhau dựa trên kinh nghiệm của hàng nghìn người và tôi sẽ chỉ cho bạn những phương pháp mà tôi đã sử dụng và tiếp tục sử dụng thành công. Giúp bạn có thể tìm được góc việc online phù hợp cho bản thân. Bạn không cần phải áp dụng tất cả, chỉ cần làm theo những gì phù hợp với mình và thay đổi nếu cần.

1. Hoàn thành những việc quan trọng nhất trước tiên

Đây là nguyên tắc vàng của quản lý thời gian. Mỗi ngày, hãy chọn ba việc quan trọng nhất cần hoàn thành và thực hiện chúng trước tiên.

Một khi bạn hoàn thành được ba điều này, ngày của bạn được coi là thành công. Sau đó, nếu không có nhiều thời gian, bạn có thể chuyển sang công việc khác hoặc sang ngày hôm sau.

2. Học cách nói “không”

Khi bạn đồng ý làm điều gì đó, bạn đã đầu tư thời gian và sức lực của mình. Cam kết (hứa hẹn) quá nhiều có thể khiến bạn bị choáng ngợp và không thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng.

Vì vậy hãy chỉ chấp nhận những điều bạn thực sự quan tâm và khi có thời gian hãy nói “không” với những điều khác kém quan trọng hơn.

3. Đảm bảo ngủ đủ 7-8 tiếng mỗi ngày

Một số người tin rằng họ nên hy sinh vài giờ ngủ trong ngày để làm việc nhiều giờ hơn. Tuy nhiên, theo các nhà khoa học, hầu hết mọi người cần ngủ 7-8 tiếng mỗi ngày để đảm bảo cơ thể được nghỉ ngơi và não hoạt động tối ưu. Chỉ có bạn mới biết cơ thể của bạn. Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể ngủ ít hơn một chút mà vẫn làm việc hiệu quả, tràn đầy năng lượng và khỏe mạnh. Nhưng nếu bạn đang cố gắng lười biếng trong công việc bằng cách cắt giảm thời gian ngủ thì bạn nên xem xét lại.

4. Tập trung toàn bộ sức lực vào nhiệm vụ trước mắt

Đóng tất cả các ứng dụng giải trí và ngắt kết nối Internet cũng như các thiết bị giải trí và gây xao lãng. Đừng buôn chuyện hoặc tọc mạch đồng nghiệp trừ khi họ mời bạn tham gia cuộc trò chuyện. Nếu bạn là một freelancer và cần sự sáng tạo, bạn có thể sử dụng một chút âm nhạc để tạo cho mình một không gian yên tĩnh, thư giãn, nơi bạn có thể thoải mái sáng tạo.

Hãy tập trung vào nhiệm vụ trước mắt, mọi mối quan tâm khác nên bỏ qua và cống hiến hết mình!

Tập trung toàn bộ sức lực vào nhiệm vụ trước mắt
Tập trung toàn bộ sức lực vào nhiệm vụ trước mắt

5. Bắt đầu ngay bây giờ!

Hầu như tất cả chúng ta đều mắc chứng trì hoãn. Chúng tôi có thể đảm bảo rằng công việc sẽ được hoàn thành đúng thời hạn. Kết quả là bạn thường trì hoãn cho đến khi cảm thấy “gấp rút” để bắt đầu làm việc gì đó. Điều này có thể tạo thêm căng thẳng trong quá trình làm việc. Tại sao chúng ta không bắt đầu hoàn thành công việc đúng thời hạn ngay từ bây giờ để có thời gian nhìn lại và cảm thấy mình đã thành công hơn mong đợi so với việc hoàn thành công việc đúng thời hạn?

6. Đừng để những chuyện vặt vãnh ảnh hưởng đến sự tiến bộ của bạn

Trong quá trình thực hiện sẽ nảy sinh những điều nhỏ nhặt, nhanh chóng xác định chi tiết nhỏ này ảnh hưởng như thế nào đến bức tranh lớn? Nếu bạn có thể bỏ qua nó bây giờ và giải quyết nó sau khi hoàn thành nhiệm vụ chính, thì bạn chắc chắn nên bỏ qua nó và tập trung giải quyết nhiệm vụ chính.

Đừng để những chuyện nhỏ
Đừng để những chuyện nhỏ

7. Tạo thói quen chọn 3 nhiệm vụ chính mỗi ngày

Trước khi bắt đầu mỗi ngày, hãy xem lại những nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành trong ngày hôm nay, sau đó là những nhiệm vụ chính. Viết nó vào một cuốn sổ và kiểm tra (v) những nhiệm vụ đã hoàn thành. Cuối cùng, bạn sẽ rất vui khi thấy một danh sách gần như đầy đủ. Trước khi rời văn phòng, hãy đánh dấu 3 việc quan trọng cần làm vào ngày hôm sau. Nếu thực hiện việc này ít nhất 21 ngày liên tục, bạn sẽ bắt đầu hình thành những thói quen mới và dần dần bạn sẽ trở nên nhanh nhẹn, thông minh và linh hoạt hơn trong việc quản lý thời gian, công việc của mình.

8. Chú ý hơn đến thời gian dành cho TV và mạng xã hội (hoặc các thiết bị công nghệ giải trí)

Nếu bạn dành hơn 1 giờ mỗi ngày để xem TV (phim), chơi game hoặc mạng xã hội thì bạn thực sự nên cân nhắc và điều chỉnh. Nếu bạn bị cuốn vào những tin tức không có tác động tích cực đến cuộc sống của bạn hoặc cảm thấy như bạn có thể “trở thành ai đó” trên mạng xã hội, rõ ràng là bạn đang để những điều này kiểm soát cuộc sống của mình. TÔI. Nếu không thể rời đi, hãy thải độc bằng cách đọc và xem những nội dung có giá trị, hữu ích hơn, đồng thời tham gia các nhóm tích cực nơi những người tài năng chia sẻ để chúng ta có thể học hỏi từ họ.

9. Xác định rõ ràng thời gian mục tiêu để hoàn thành từng nhiệm vụ

Thay vì ngồi xuống và suy nghĩ “Tôi sẽ làm việc này cho đến khi xong việc”, hãy thay đổi cách bạn nghĩ “Tôi sẽ làm việc đó trong 30 phút, 1 giờ, 3 giờ…” Hãy cho bộ não của bạn một số giới hạn thời gian để duy trì nó. có động lực. Hãy để bạn làm việc hiệu quả hơn, tập trung hơn và thông minh hơn.

10. Hãy nghỉ ngơi

Sau khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ, hãy nghỉ ngơi 5-7 phút để tự thưởng cho mình. Điều này không chỉ giúp cơ thể bạn thay đổi trạng thái mà còn có thể giúp não bạn trẻ hóa và nạp lại năng lượng thông qua việc hít thở, một tách trà, đi dạo, v.v. để tiếp tục làm việc tỉnh táo và minh mẫn suốt cả ngày.

Hãy nghỉ ngơi
Hãy nghỉ ngơi

11. Đừng lo lắng quá nhiều về danh sách việc cần làm vô tận của bạn.

Sau khi bạn hoàn thành mỗi nhiệm vụ, hãy kiểm tra xem nó đã hoàn thành chưa, sau đó đọc lại để hiểu điều gì quan trọng nhất lúc này? Một khi bạn chọn làm điều gì đó, nó sẽ trở thành nhiệm vụ duy nhất của bạn. Nếu bạn làm việc này trong khi đang nghĩ đến hàng loạt nhiệm vụ khác, nó sẽ chỉ khiến nhiệm vụ trước mắt trở nên phức tạp hơn và kém hiệu quả hơn.

12. Tập thể dục và ăn uống lành mạnh

Nhiều nghiên cứu cho thấy mối quan hệ chặt chẽ giữa lối sống lành mạnh và năng suất làm việc. Tương tự như vậy, ngủ đủ giấc, tập thể dục, ăn uống lành mạnh, thư giãn… sẽ giúp bạn tập trung tốt hơn trong công việc.

13. Giảm khối lượng công việc và tạo ra nhiều giá trị hơn

Hãy quan sát và đánh giá những gì bạn làm. Bạn có đang lãng phí thời gian vào những việc vô ích? Tập trung vào những thứ tạo ra nhiều giá trị hơn và ít hơn vào những thứ không tạo ra giá trị.

14. Chỉ làm việc một chút vào cuối tuần

Bạn có thể dành chút thời gian vào cuối tuần (khoảng 2-4 tiếng) để hoàn thành những công việc còn lại trong tuần. Sau đó bạn có thể dành toàn bộ thời gian cho gia đình và các hoạt động khác.

15. Tổ chức hồ sơ, tài liệu

Xây dựng các quy tắc riêng để quản lý hồ sơ, tài liệu, đặc biệt là lưu trữ các file mềm trên máy tính. Giúp việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Tạo quy tắc để tự động sắp xếp email vào các thư mục và hủy đăng ký các địa chỉ email không mong muốn.

16. Làm điều gì đó trong khi có thời gian rảnh

Thực tế, chúng ta có rất nhiều thời gian rảnh để chờ đợi trong một ngày, chẳng hạn như ở bến xe, sân bay, tàu hỏa, tắc đường, xếp hàng chờ đợi… Chúng ta hãy tận dụng thời gian này để làm những việc này. Những việc đơn giản và dễ làm như đọc sách, xem video, nghe âm thanh… để bạn vẫn có thể học ngay cả khi đang chờ đợi. Ngoài ra, điều này có thể giúp bạn trở nên kiên nhẫn hơn và không cảm thấy căng thẳng hay thất vọng trong khi chờ đợi.

Làm điều gì đó trong khi có thời gian rảnh
Làm điều gì đó trong khi có thời gian rảnh

17. Cô lập bản thân với thế giới bên ngoài

Đôi khi bạn có thể cách ly bản thân khỏi những yếu tố gây phiền nhiễu bằng cách khóa cửa phòng một mình, không cho ai ra vào và không tiếp khách. Nếu bạn là kiểu người thích tập trung cao độ trong một không gian hoàn toàn yên tĩnh thì hãy làm điều này. Nếu không muốn mọi người cảm thấy bị bạn phớt lờ, hãy thông báo cho những người quan trọng để họ biết và có thể liên hệ với bạn sau.

Ngoài ra, tìm kiếm sự im lặng khi làm việc cũng có thể khiến đầu óc bạn sáng suốt và sáng suốt hơn, bạn sẽ cảm thấy công việc không phải là một cuộc cạnh tranh.

18. Chọn làm các nhóm nhiệm vụ có liên quan đến nhau

Thay vì nhóm ba nhiệm vụ riêng biệt, hãy nhóm các nhiệm vụ được liên kết với nhau về mặt thông tin, dữ liệu hoặc thực thi. Bằng cách này, trong khi thực hiện việc này, chúng ta có thể giải quyết các nhiệm vụ liên quan bất cứ lúc nào. Thay vì lãng phí thời gian và năng lượng bắt đầu lại từ đầu.

Hy vọng những phương pháp trên sẽ giúp bạn thay đổi cách quản lý và làm việc, giúp bạn tận hưởng thành quả công việc của mình hơn là cố gắng hoàn thành nó.

19. Tìm cảm hứng khi bạn bế tắc

Một nghiên cứu cho thấy cứ sau 52 phút tập trung chú ý, bạn nên nghỉ ngơi khoảng 17 phút. Tất nhiên, không phải ai cũng thực sự cảm thấy thoải mái như vậy, nhưng bạn vẫn nên sắp xếp thời gian để thư giãn sau khi hoàn thành một phần nhỏ công việc của mình. Cơ thể và tâm trí của chúng ta giống như một cỗ máy, nếu bạn làm việc liên tục không nghỉ ngơi thì năng suất làm việc của bạn sẽ giảm sút.

Khi đầu óc trống rỗng, thay vì ép mình tiếp tục, hãy dành 10 đến 15 phút để nghe nhạc thư giãn, đọc vài trang sách hoặc lên YouTube để tìm kiếm video về công việc hoặc các chủ đề liên quan đến công việc. Tìm cảm hứng. Những khoảnh khắc ngừng hoạt động này sẽ khơi dậy sự sáng tạo của bạn và giúp tăng năng suất của bạn.

20. Sắp xếp góc làm việc của bạn

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng bàn làm việc bừa bộn có thể dễ dàng khiến chúng ta mất tập trung và mất tập trung. Khi mất tập trung, chúng ta sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành một nhiệm vụ, hoặc tệ hơn là chúng ta sẽ không thể hoàn thành được nó. Vì vậy, hãy xắn tay áo lên và sắp xếp không gian làm việc của bạn. Dọn sạch các ngăn kéo và xem liệu có vật dụng hoặc tài liệu không cần thiết nào đã bị tiêu hủy hay không. Sắp xếp và bảo quản tài liệu gọn gàng trong tủ. Hãy dọn dẹp bàn làm việc của bạn và loại bỏ ngay những đồ trang trí không cần thiết.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *